Hotelsa Food Service, un referente internacional que sirve a más de 4.500 hoteles, enfrentaba un desafío crítico: su rápido crecimiento y la gestión manual de más de 1.500 pedidos semanales por correo o teléfono generaban una sobrecarga operativa e ineficiencias logísticas. La falta de un sistema centralizado impedía priorizar entregas, afectando la satisfacción del cliente.

La Intervención de 3digits: Automatización inteligente

El reto de Hotelsa era transformar su flujo de trabajo manual y fragmentado en un sistema automatizado, conectado y con trazabilidad total. 3digits desarrolló una solución de alto impacto basada en Atlassian Jira Service Management (JSM), conectada con Microsoft 365 y SAP, utilizando su Middleware con Inteligencia Artificial (AI-powered):

1. Recepción y clasificación automática: El middleware de 3digits automatizó la recepción de pedidos por email, usando tecnologías OCR y análisis sintáctico para:
   • Detectar y clasificar el correo como pedido.
   • Extraer datos clave (cliente, productos, cantidades, etc.).
2. Sincronización y priorización: La información capturada se sincroniza con SAP, generando automáticamente una cola de pedidos priorizada y calendarizada. Esto optimizó la planificación de los equipos comercial y logístico.
3. Trazabilidad total con albaranes QR: 3digits implementó un sistema de automatización de albaranes usando tecnología QR integrada con JSM. Cada documento genera un código único que:
   • Extrae la información esencial del albarán de entrega o devolución.
   • Asocia y cierra automáticamente el ticket de pedido en Jira, o activa una revisión manual en caso de incidencias.

Resultados: Eficiencia y control a través de 3digits

Gracias a la solución de 3digits, Hotelsa consiguió resultados tangibles:

Indicador	Impacto
Automatización	99% del proceso de pedidos automatizado.
Priorización	Mejor cumplimiento de plazos gracias a la priorización dinámica.
Satisfacción	Mayor satisfacción del cliente por un servicio más ágil y transparente.
Carga Operativa	Reducción del estrés operativo al equilibrar la carga de trabajo.

“3digits nos presentó Jira como una solución adaptable y escalable, e iniciamos un trabajo conjunto para personalizarla… La tecnología es una aliada clave para seguir creciendo.” — Pau López, Responsable de Desarrollos IT, Hotelsa.

La colaboración entre Hotelsa y 3digits demuestra el poder de la integración de Atlassian JSM para impulsar la transformación digital, elevando la eficiencia operativa y la excelencia en el servicio en el sector turístico.