Caso de éxito: Hotelsa acelera su transformación digital en el sector turístico junto a 3digits
En un sector turístico donde la rapidez y la precisión marcan la diferencia, Hotelsa Food Service —grupo líder en alimentación y bebidas para la hostelería que abastece a más de 4.500 hoteles— necesitaba mejorar su eficiencia sin renunciar a la atención personalizada. El crecimiento del negocio y la diversidad de canales de entrada habían convertido la gestión de pedidos en un cuello de botella: más de 1.500 solicitudes semanales llegaban por correo o teléfono y se tramitaban de forma manual, dificultando la priorización por fechas de emisión y entrega, aumentando el riesgo de errores y tensionando a los equipos comercial y logístico. Para resolverlo, 3digits, partner tecnológico de Hotelsa desde 2007, diseñó una solución integral en Atlassian Cloud basada en Jira Service Management e integrada con Microsoft 365 y SAP. El núcleo del proyecto fue un middleware con capacidades de inteligencia artificial (3digits AI-powered Atlassian Cloud Middleware) que automatiza la recepción y el procesamiento de pedidos: detecta y clasifica los correos con solicitudes, extrae datos clave mediante OCR y análisis sintáctico, identifica cliente, cadena hotelera, comercial asignado, productos y cantidades, y asigna prioridades según fecha de emisión y fecha requerida de entrega. Con esta información, el sistema sincroniza los datos con SAP y genera una cola de pedidos priorizada y calendarizada, mejorando la planificación y acelerando la preparación y el envío. La transformación se extendió a la documentación de entrega y devoluciones. 3digits implementó la automatización de albaranes mediante códigos QR vinculados a Jira: cada documento genera un QR único que captura el tipo de transacción, el cliente y el número de documento, lo asocia al pedido correspondiente y cierra tickets automáticamente cuando todo es correcto, o deriva a revisión manual si existe incidencia. El resultado es trazabilidad completa de punta a punta, mayor control y una reducción del trabajo repetitivo. Los beneficios fueron medibles: 99% de automatización del proceso de pedidos, mejor cumplimiento de plazos y priorización de entregas, disminución del estrés operativo al equilibrar la carga de trabajo, incremento de la satisfacción del cliente gracias a un servicio más ágil y transparente, y optimización de la gestión de cobros apoyada en la trazabilidad total. Como resume Hotelsa: “Necesitábamos centralizar y optimizar en una única plataforma para ganar control y trazabilidad; Jira, adaptada con 3digits, ha facilitado la transición a un entorno digital más eficiente”.